你“中招”没？Word中让人笑掉大牙的低效操作

luyg007

　　Word大家应该都很熟悉吧，随便翻出一两份毕业生简历，都会在上面赫然写着精通Word、精通Excel、精通Powerpoint云云。也正是因为它的高上手性，让很多人慢慢习惯了用自己的思维去操作Word。其实很多看似高效的操作方法，往往并不是最高效的。今天小编就给大家历数几个让人笑掉大牙的低效率操作，看一看你是否“中招”过？

　　1. 格式刷“刷”天下

　　格式刷让很多人知道，原来“格式”也是可以复制的！But，滥用的结果就是……所有场景不分青红皂白地“刷”来“刷”去，甚至要给一篇30多页的文档二级标题换一下字体，也要刷到手抽筋。

　　低效操作：所有格式的“复印”都用格式刷搞定，

　　高效操作：借助“样式”功能统一更换字体格式。譬如上文这种情况，先将所有二级标题设为同一样式，然后在样式窗格中右击样式→“修改”，即可快速完成对所有二级标题的格式修改。

借助样式统一更换同级别标题格式

　　2. 空格键首行缩进

　　中文书写习惯于在首行空两格，于是很多人也就习惯了在文章的开头，先通过空格键或Tab键手工实现“缩进”。但是这种手工操作的最大弊病，就是当文字大小发生改变时，手工缩进往往不会那么和谐，经常需要再次调整空格数目。

　　低效操作：文章开头全用空格做“缩进”（“高手”则会通过TAB键“一键搞定”）。

　　高效操作：将文字全部打完后，Ctrl+A全选整篇文档，然后进入“段落”面板，将“特殊格式”设置为“首行缩进”即可。

借助“段落”统一首行缩进

　　3. 跨页选取文字

　　很多操作都需要选中文字后才能实现，不过如果要选中的文字跨越多页时，这种长距离拖拽则很容易出错，同时效率也不高。

　　低效方法：无论文字多少，全用鼠标拖拽。

　　高效方法：如果要选中的文字众多，可以结合快捷键来用。举例来说，要选择A、B两点间所有文字，首先在A点处点击一下左键，然后按住Shift再点击B点，轻轻松松一键搞定。

按住Shift键跨页选取

　　此外也可以借助Ctrl键同时选取几段不连续的文字，而这个，则是手工拖拽无法实现的。

　　4. 上下行对齐

　　有时我们会在正标题下方添加一小段文字（比如英文）作副标题，出于美观性考虑，副标题可能会需要和正标题同等长度。这样就出现了一个上下行对齐的问题，怎样才能让上下两行完全对齐呢？

　　低效操作：通过字间距或手工添加空格的方法，来调整上下行对齐，But……你会发现总也对不齐。

　　高效操作：借助文本框书写第二行文字，然后将文本框对齐方式修改为“分散对齐”，接下来要做的，就是将文本框的两边对齐上一行就可以了，这样操作不仅迅速，而且可以对得非常精确。

借助“文本框”+“分散对齐”搞定高精度上下行对齐

5. 绘制组织结构图

　　组织结构图是平时经常用到的一类项目，相比文字内容，组织结构图更有条理且更容易被观者接受。传统方法是借助自定义图形与文本框绘制，但这样做有一个最大弊病，那就是当组织结构发生改变时，所有项目都需要手工重连。

　　低效操作：通过自定义图形、文本框手工绘制。

　　高效操作：借助SmartART功能生成，除了速度更快以外，SmartART的另一个优势则是当你用鼠标拖拽其中一个节点时，其余节点与连接线也会自动匹配这一变化，省去了手工修正的麻烦。

SmartART制作智能组织结构图

　　6. 删除空白行

　　当我们从网页或其他文档（如PDF）中复制一段文字到Word时，很可能会顺带一些不需要的空行出来。这些空行手工删除很麻烦，而且也不太美观。

　　低效操作：将光标移动到空白行上，依次按动Delete键删除。

　　高效操作：借助“查找替换”对话框，在“查找内容”中输入“^p”，“替换为”一栏保持空白。最后点击“全部替换”即可，烦人的问题一下搞定！

快速删除空白行

　　7. 一键选择相同格式文本

　　选择相同格式文本的最大用意，莫过于快速高效地统一更改它们的格式了。不过如果文档很长，传统选择是个很痛苦的活儿，还很容易缺项漏项。

　　低效操作：按住Ctrl键一个个选择。

　　高效操作：首先选中第一段文本，点击“开始”标签→“选择”，点击“选择格式相似的文本”即可。

一键选择相同格式文本

　　8. 对文档分页

　　文档编辑过程中，常常遇到手工分页的问题。传统方法是通过回车键手工“分页”。不过如果文档后期有修改时，手工分页的结果常常是后段文字格式错乱，这时又得需要重新排版分页。

　　低效操作：直接在段落后面打回车。

　　高效操作：点击“插入”→“分页”。与传统“回车分页法”最大的差异是，“插入分页法”无论前段文字出现过多少的添加与删减，后一段都会永远停留在一个新页面，不会出现段落错位的情况。

通过“分页符”分页

　　9. 快速录入中文数字（财务人员专用）

　　财务工作者常常需要在文档中输入大量的中文数字，虽然现在的输入法对于中文数字录入会有一些便捷方案，但终究很麻烦。其实Word中有一个简单方法可以快速解决这个问题，这就是“插入”菜单下的“编号”。

　　低效操作：直接用输入法敲出中文数字。

　　高效操作：首先用小键盘打出阿拉伯数字，然后选中数字，再点击“插入”→“编号”，最后从中挑选对应的中文数字类别即可。

快速录入中文数字

　　写在最后

　　其实类似的情况在Word中还有很多，很多时候我们常常会被各种“高效”的方法所蒙蔽。而越是这些简单的方法，常常也是最费力的。正确使用办公软件，关键在于在恰当的时候选择恰当的方法，希望今天介绍的这些内容对大家有所帮助。

adadm

图已死，受教了

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有的用过 有的会用 怕出错 不敢用